Transactiemonitoring is een kernonderdeel van de Wwft. In dit artikel bespreken we hoe je monitoring opzet, wat toezichthouders verwachten, welke valkuilen je moet vermijden en hoe je ongebruikelijke transacties herkent én vastlegt.
Waarom transactiemonitoring meer is dan een systeem
Transactiemonitoring is geen extraatje of bijzaak. Het omvat de essentie omdat het dé manier is om witwas- of fraude-indicatoren in beeld te krijgen. Toch wordt het in de praktijk vaak te beperkt opgezet: als een geautomatiseerd dashboard of als handmatige controle op afwijkende transacties.
Maar de Wwft vraagt meer. Je moet risico’s kunnen signaleren, onderbouwen waarom iets ongebruikelijk is (of juist niet), en kunnen laten zien dat je hebt nagedacht over de structuur en frequentie van je controles.
De hamvraag is niet: heb je transactiemonitoring?
Maar: werkt je transactiemonitoring effectief, op basis van jouw risicoprofiel?
Wat zegt de Wwft over transactiemonitoring?
De wet verplicht Wwft-instellingen om:
- ongebruikelijke transacties te kunnen herkennen,
- deze tijdig en zorgvuldig te melden bij de FIU,
- én een systeem of werkwijze te hebben dat daarbij past.
Het maakt dus niet uit of je gebruik maakt van software, handmatige controle of een combinatie. Zolang je kunt aantonen dat je transactiemonitoring past bij je organisatie, je risico’s en je klantenbestand.
Toezichthouders kijken daarbij vooral naar drie dingen:
- Heb je zo goed als mogelijk risico’s geïdentificeerd?
- Heb je een bewuste afweging gemaakt om je te focussen?
- Wordt transactiemonitoring consistent uitgevoerd?
- Worden signalen opgevolgd en goed vastgelegd?
Veelvoorkomende valkuilen (en hoe je ze voorkomt)
- Alleen controleren op bedrag of limiet
Veel instellingen richten monitoring in op basis van transactiegrootte: “alles boven €10.000 bekijken we nader”. Dat is een goed begin, maar onvoldoende. Ook kleinere bedragen kunnen ongebruikelijk zijn — zeker als ze afwijken van het normale gedrag van een klant.
Tip: Kijk niet alleen naar absolute hoogte, maar ook naar gedragspatronen, herkomst en opbouw van transacties in de tijd.
- Geen aansluiting op het risicoprofiel van de klant
Een klant die in contanten handelt, vraagt om een ander monitorniveau dan een klant die vaste SEPA-incasso’s draait. Toch wordt er vaak één generieke set regels toegepast.
Beter: Koppel je monitoring aan je cliëntenclassificatie of risicoprofiel. Zo kun je verscherpt monitoren waar dat nodig is — en capaciteit besparen waar het risico laag is.
- Signalen worden niet opgevolgd of niet vastgelegd
Een transactie valt op, iemand bespreekt het — maar er wordt niets mee gedaan. Of het gesprek wordt niet vastgelegd. Gevolg: bij een toetsing of incident is er geen bewijs van afhandeling.
Advies: Documenteer altijd: wat viel op, wie keek mee, welke conclusie is getrokken en waarom is er wel of niet gemeld?
- Te veel vertrouwen op software of externe tools
Veel instellingen maken gebruik van standaardtransactiemonitoringstools. Prima — maar denk niet dat de tool het werk voor je doet. Jij blijft verantwoordelijk voor:
- de inrichting (regels, alerts, drempels),
- de interpretatie van signalen,
- en de opvolging van bevindingen.
Tools zijn ondersteunend, geen garantie voor compliance.
Hoe richt je transactiemonitoring effectief in?
Een goede aanpak bevat de volgende elementen:
- Risicogebaseerde drempels en regels
Stel afwijkingscriteria op die passen bij je klanten, branches en diensten. Denk aan: ongewone bedragen, ongebruikelijke tegenrekeningen, afwijkende tijdstippen, terugkerende cashbetalingen. - Combinatie van mens en machine
Gebruik software waar het kan, maar zorg ook voor menselijke beoordeling. Zeker bij complexe transacties of bij interpretatie van context. - Heldere procesinstructies
Leg vast wie wat doet bij een alert. Wie beoordeelt? Wie meldt bij de FIU? Wie archiveert de beoordeling? Processen moeten repliceerbaar zijn. - Structurele evaluatie
Toets jaarlijks of je monitoring nog actueel is. Pas drempels aan bij nieuwe producten, diensten of klantgroepen.
Veelgestelde vragen
Moet elke opvallende transactie worden gemeld bij de FIU?
Nee. Alleen transacties die je op basis van jouw kennis en context als ‘ongebruikelijk’ beschouwt. Maar als je géén melding doet, moet je dat wél goed onderbouwen en documenteren.
Mag ik zelf bepalen hoe ik mijn monitoring inricht?
Ja, zolang je keuzes risicogebaseerd zijn en je ze kunt onderbouwen. Je mag dus handmatig monitoren, met Excel werken of geavanceerde tooling gebruiken — als het maar past bij jouw risico’s.
Verder lezen
- Ongebruikelijke transacties melden: dit moet je vastleggen
- Risicogebaseerde monitoring: zo koppel je CDD aan transactiezicht
- De rol van de compliance officer bij signalering en escalatie
Ondersteuning nodig bij je transactiemonitoring?
Assurvia helpt Wwft-instellingen bij het opzetten, herinrichten of toetsen van hun transactiemonitoring. Of je nu werkt met handmatige controles of met geavanceerde software: wij zorgen dat het systeem werkt zoals het moet — en dat je er goed mee kunt werken.
Stel je vraag via info@assurvia.com of bekijk onze kennisbank voor aanvullende artikelen.
