Monitoring is een verplicht onderdeel van ISQM 1 en het Nederlandse SKM 1. In dit artikel lees je hoe je monitoring zodanig inricht dat het méér wordt dan een vinkje: een cyclisch proces waarmee je risico’s bijstuurt, leerpunten vastlegt en je kwaliteitsmaatregelen blijvend verbetert.
Waarom monitoring niet gelijk is aan een review
Veel kantoren verwarren ‘monitoring’ met ‘dossierreview’. En hoewel dat laatste een waardevol onderdeel is, bedoelt ISQM 1 iets breders. De standaard vraagt om een structureel systeem waarmee je het functioneren van je hele kwaliteitsstelsel beoordeelt — en niet alleen de inhoud van een paar dossiers.
Sterker nog: ISQM 1 positioneert monitoring als de motor van verbetering. Een goed ingericht stelsel moet niet alleen op papier voldoen, maar in de praktijk ‘werken’. Monitoring is de manier om dat aan te tonen, te onderbouwen én te versterken.
In het Nederlandse SKM 1 is monitoring een verplichte component voor elk kantoor dat wettelijke of vrijwillige controles uitvoert. Niet optioneel, niet vrijblijvend — en zeker niet statisch.
Wat is monitoring onder ISQM 1?
Monitoring is het proces waarin je:
- Beoordeelt of je kwaliteitsdoelstellingen worden behaald,
- Toetst of maatregelen effectief zijn in opzet, bestaan en werking,
- Signaleert of nieuwe risico’s zich aandienen,
- Vastlegt wat er verbeterd moet worden — en dat ook doorvoert.
Het gaat dus niet om één jaarlijkse check, maar om een doorlopend proces van reflectie, toetsing en bijsturing. Monitoring is onderdeel van de cyclus: doelstelling → risico → maatregel → evaluatie → verbetering.
Wat moet je minimaal monitoren?
ISQM 1 / SKM 1 schrijft geen exacte invulling voor, maar verwacht wel dat je:
| Te monitoren onderdeel | Voorbeelden van wat je toetst |
| Kwaliteitsdoelstellingen | Worden ze gehaald? Zijn ze nog actueel? Worden ze begrepen in de praktijk? |
| Risico’s en beheersmaatregelen | Zijn risico’s juist ingeschat? Werken de maatregelen in de praktijk? |
| Processen | Zijn acceptatie, uitvoering en evaluatie van opdrachten zoals beoogd? |
| Incidenten, klachten en signalen | Hoe worden ze afgehandeld? Leidt dat tot structurele verbetering? |
| Dossiertoetsingen en externe bevindingen | Leidt dit tot structurele actie of alleen symptoombestrijding? |
Let op: het gaat niet om of alles ‘goed’ gaat, maar of je zicht hebt op afwijkingen, patronen en verbetermogelijkheden. In geen enkele praktijk gaat alles goed. Het gaat erom dat je effectief monitort en risico’s beheerst. In ‘kwaliteitscontrol’ zijn betekent niet dat er geen fouten worden gemaakt. Het is een streven.
Hoe richt je monitoring effectief in?
Een praktijkgericht monitorsysteem bevat deze onderdelen:
- Een toetsingskalender
Plan jaarlijkse of halfjaarlijkse reviews op verschillende onderdelen van het SKM: bijvoorbeeld personeelsbeleid, opdrachtacceptatie, communicatie of compliance. Zorg voor cyclische dekking van alle ISQM-componenten.
- Een combinatie van toetsvormen
Gebruik zowel:
- dossiertoetsen (inhoudelijk),
- procesbeoordelingen (werkwijze, formatdiscipline),
- gesprekken met medewerkers (cultuur, effectiviteit),
- signaalregistraties (klachten, meldingen, incidenten),
- analyses van trends en knelpunten.
- Een format voor monitoringrapportages
Vat per monitoringmoment kort samen:
- wat je hebt onderzocht,
- welke afwijkingen of tekortkomingen zijn geconstateerd,
- wat de mogelijke oorzaken zijn,
- en welke vervolgacties je hebt gepland.
Deze rapportages vormen de basis voor je jaarlijkse evaluatie én onderbouwing richting toezichthouder of toetser.
Monitoring is niet gelijk aan jaarlijkse evaluatie (maar ze zijn wel verbonden)
Je jaarlijkse evaluatie onder ISQM 1 is het moment waarop je:
- terugblikt op de werking van het hele kwaliteitsstelsel,
- verbeterpunten benoemt,
- én bepaalt of je maatregelen, doelstellingen of risico’s moet bijstellen.
Die evaluatie moet gebaseerd zijn op de uitkomsten van je monitoring. Het is dus géén apart proces, maar het resultaat van alle monitoringactiviteiten gedurende het gehele jaar. Stel daarom ook een rapportageschema op waarin dat je dat goed en duidelijk weergeeft. Inclusief de onderbouwing van uitgevoerde monitoringroutines gedurende het jaar.
Veelgestelde vragen
Moet ik alle processen elk jaar monitoren?
Nee. Je mag cyclisch werken — bijvoorbeeld elk jaar 3 of 4 van de 8 componenten diepgaand toetsen. Belangrijk is dat je kunt onderbouwen waarom je iets wel of niet toetst.
Moet ik elk afwijking rapporteren als incident?
Nee. Een afwijking in een dossier hoeft niet altijd een incident te zijn, maar je moet wel structurele tekortkomingen signaleren en opvolgen.
Mag ik monitoring uitbesteden?
Ja, zeker. Veel kantoren schakelen externe toetsers of compliancepartners in. Maar: je blijft zelf verantwoordelijk voor de opvolging en verwerking in je SKM.
Voorbeeld: monitoring toegepast
| Onderdeel | Monitoringvorm | Bevinding | Vervolgactie |
| Dossiervorming | Steekproef 10 dossiers | In 3 dossiers ontbreken planning en afsluitmemo | Training starters, checklist actualiseren |
| Onafhankelijkheid | Jaarlijkse verklaring + signalen | Eén geval van te late melding van nevenfunctie | Extra alert instellen + bespreekpunt MT |
| Opleiding | Evaluatie opleidingsplan | Te laag deelnamepercentage | Verplicht onderdeel maken van beoordelingsgesprek |
Hiervoor geldt dat je onderliggende rapportages moet kunnen zien die de informatie in de tabellen onderbouwen. Een kritische toezichthouder en de beroepsorganisatie zal doorvragen…
Verder lezen
- [Risicoanalyse onder ISQM 1 (SKM 1 NL): hoe scherp moet je zijn?]
- [Kwaliteitsdoelstellingen formuleren onder ISQM 1 (SKM 1 NL): dit zijn de succesfactoren]
- [De rol van de compliance officer binnen ISQM 1 (SKM 1 NL) en het stelsel van kwaliteitsmaatregelen]
Assurvia ondersteunt bij monitoring en evaluatie
Wij helpen accountantskantoren bij het opzetten, uitvoeren én opvolgen van monitoring onder ISQM 1 / SKM 1. Van toetsingsplan tot jaarlijkse evaluatie, van format tot signaleringsregister — afgestemd op jouw organisatie.
Meer weten? Neem contact op via info@assurvia.com of bekijk onze kennisbank.
