De opbouw van ISQM 1 is nauw verbonden met het denken van Deming: de Plan-Do-Check-Act-cyclus. In dit artikel lees je hoe de PDCA-gedachte in elke fase van het SKM 1 terugkomt — en hoe je dit model inzet om je kwaliteitsmanagement concreet en cyclisch te verbeteren.
Kwaliteitsverbetering is een proces, geen project
Veel accountantskantoren zijn gewend om kwaliteitsmaatregelen te zien als iets dat je ‘inregelt’, vastlegt en daarna jaarlijks toetst. Maar dat is niet hoe kwaliteitsmanagement werkt onder ISQM 1 / SKM 1 NL.
De norm vraagt niet om een eenmalig systeem op papier, maar om een cyclisch werkend geheel: een stelsel dat zich ontwikkelt, leert en verbetert.
Daarmee sluit ISQM 1 direct aan bij het gedachtegoed van de Japanse kwaliteitsdenker W. Edwards Deming, en in het bijzonder bij zijn bekende PDCA-cyclus:
Plan → Do → Check → Act.
Wat is de PDCA-cyclus?
De PDCA-cyclus is een methode voor continu verbeteren in vier stappen:
| Stap | Betekenis |
| Plan | Stel doelen, breng risico’s in kaart en kies maatregelen |
| Do | Voer de maatregelen uit in de praktijk |
| Check | Evalueer of maatregelen werken (monitoring/toetsing) |
| Act | Pas je stelsel aan op basis van evaluatie en bevindingen |
Het grote voordeel van dit model is dat het dynamisch en herhaalbaar is. De cyclus draait continu: na de actie volgt weer een nieuwe planfase.
De PDCA-cyclus binnen ISQM 1 (SKM 1 NL)
ISQM 1 beschrijft geen expliciete PDCA-structuur, maar alle elementen ervan zijn erin verweven. Hieronder zie je hoe elke fase terugkomt in het kwaliteitsmanagementsysteem:
- Plan
Deze fase omvat het opzetten van het hele SKM:
- Formuleren van kwaliteitsdoelstellingen,
- Uitvoeren van de risicoanalyse,
- Kiezen van passende maatregelen per risico.
Je plant niet alleen op hoofdlijnen, maar maakt ook keuzes over processen, formats, tijdslijnen en verantwoordelijken. Dit legt de basis voor het hele stelsel.
- Do
In deze fase voer je de maatregelen uit:
- Acceptatieprocedures volgen,
- Onafhankelijkheidsverklaringen ophalen,
- Dossiertoetsen uitvoeren,
- Opleidingsplannen draaien.
Hier laat je zien dat je het systeem niet alleen op papier hebt, maar daadwerkelijk toepast.
- Check
Dit is de monitoring- en evaluatiefase:
- Werken maatregelen zoals beoogd?
- Komen risico’s toch tot uiting?
- Worden doelstellingen gehaald?
Hier voer je steekproeven uit, evalueer je dossiers en processen, verzamel je signalen, en toets je de werking van je maatregelen.
- Act
De verbeterfase. Op basis van je evaluatie:
- stel je maatregelen bij,
- actualiseer je risico’s of doelstellingen,
- pas je formats of begeleiding aan,
- en bespreek je knelpunten in het MT of kwaliteitsorgaan.
Pas na deze stap is de cyclus rond en begint het proces opnieuw. Je kunt voor elke fase dus taken en actie plannen – en beleggen bij verantwoordelijke medewerkers – om de cyclus in stand te houden. Dat is precies hoe ISQM 1 (SKM 1 NL) het beoogd.
Waarom is de PDCA-cyclus een geschikt procesmodel?
De cyclus helpt je om:
- het stelsel levend te houden,
- te voorkomen dat maatregelen eenmalig zijn,
- proactief te reageren op fouten of signalen,
- en stapsgewijs te groeien in volwassenheid.
Toezichthouders letten nadrukkelijk op de sluitende werking van het SKM: zien ze alleen procedures, of ook terugkoppeling en verbetering? De PDCA-gedachte helpt je dat concreet te maken.
Voorbeeld: PDCA toegepast op dossiervorming
| Fase | Voorbeeld actie |
| Plan | Doelstelling: volledige dossiervorming. Risico: tijdsdruk bij afronding. Maatregel: checklist + peer review. |
| Do | Dossier wordt afgerond met checklist + review. |
| Check | In 2 van de 5 dossiers ontbreekt onderbouwing voor controleposten. |
| Act | Checklist aangepast. Coaching ingepland voor starters. |
Door dit jaarlijks te herhalen, bouw je aan een robuust proces.
Veelgestelde vragen
Moet ik de PDCA-cyclus expliciet benoemen in mijn SKM?
Nee, maar het mag wel. ISQM 1 vereist een cyclisch systeem. Hoe je dat noemt of vormgeeft is vrij. Veel kantoren gebruiken het model juist om intern bewustzijn te vergroten.
Hoe vaak moet ik de PDCA-cyclus doorlopen?
Formeel jaarlijks, via de jaarlijkse evaluatie, maar taken en acties worden het gehele jaar door uitgevoerd. In de praktijk kun je onderdelen bovendien vaker doorlopen (bijv. bij monitoring of incidenten). Denk dus cyclisch en niet lineair.
Hoe toon ik aan dat ik PDCA toepas?
Door te documenteren: welke risico’s je hebt gezien, welke acties je nam en wat je daarna hebt aangepast. Een beknopte verslaglegging is vaak al voldoende.
Verder lezen
- Monitoring en evaluatie onder ISQM 1 (SKM 1 NL): van controle-instrument naar leermiddel
- Risicoanalyse onder ISQM 1 (SKM 1 NL): hoe scherp moet je zijn?
- Zo sluit je je kwaliteitsmanagementsysteem passend aan op de praktijk van het mkb-kantoor (SKM 1 NL)
Assurvia helpt je SKM cyclisch en toekomstgericht opbouwen
Of je nu net start of je systeem wilt verbeteren: wij helpen je om ISQM 1 / SKM 1 NL logisch op te bouwen volgens de PDCA-cyclus. Zodat je niet alleen voldoet aan de norm, maar vooral: kwaliteit zichtbaar beheerst.
Meer weten? Mail ons via info@assurvia.com of bekijk onze kennisbank.
