Een goede SIRA begint met risicoanalyse, maar eindigt pas met de juiste actie op signalen. In dit artikel lees je hoe je een signaleringsstructuur inricht die werkt: van detectie en melding tot opvolging en borging. Inclusief de koppeling met een klachtensysteem en de meldprocedure onder de Wet bescherming klokkenluiders.
Van analyse naar actie
Een SIRA-document is waardevol, maar alleen als het leidt tot gedrag en besluiten. In de praktijk betekent dit: signalen herkennen, melden en opvolgen. Denk aan:
- ongebruikelijke transacties,
- integriteitsdilemma’s en/of -signalen,
- druk vanuit klanten,
- of structurele afwijkingen in dossiers.
Zonder signaleringsstructuur blijft je risicobeheersing reactief — en loop je risico op blinde vlekken. Daarom hoort bij een volwassen SIRA en compliancekader ook een concreet meld- en klachtenmechanisme, inclusief aansluiting op wettelijke verplichtingen zoals de Wet bescherming klokkenluiders (Wbk).
Wat is een signaleringsstructuur?
Een signaleringsstructuur bestaat uit:
- Het herkennen van signalen en afwijkingen,
- De mogelijkheid om deze laagdrempelig te melden,
- Een veilige, duidelijke meldroute en opvolging,
- Documentatie, analyse en terugkoppeling,
- Structurele vertaling naar risicobeheersing of beleidsaanpassing.
Dit raakt aan je meldplicht (Wwft), je integriteitscultuur (soft controls), en je interne controlecyclus (PDCA).
Koppeling met klachtensysteem en klokkenluidersregeling
De Wet bescherming klokkenluiders (Wbk) verplicht organisaties met 50 medewerkers of meer tot een interne meldprocedure voor misstanden, met waarborgen voor vertrouwelijkheid, bescherming en opvolging.
Ook kleinere organisaties worden geacht meldingen van klachten, vermoedens of integriteitsincidenten professioneel te behandelen — zeker als zij onder toezicht staan (zoals Wwft-instellingen).
Een goede signaleringsstructuur omvat dus ook:
- een klachtensysteem, waar klanten of derden formeel hun zorgen kunnen uiten (vaak al ingebed binnen accountantsorganisaties),
- en een interne meldregeling, waarmee medewerkers veilig misstanden of vermoedens van ernstige integriteitsproblemen kunnen melden.
Let op: dit is géén vervanging van de SIRA, maar een essentieel mechanisme om risico’s in beeld te krijgen én te beheersen.
Praktische inrichting: signalering + klachtensysteem
| Onderdeel | Praktische invulling |
| Signaalherkenning | Training in integriteit en Wwft-signalen, inclusief casussen |
| Interne melding | Meldroute via leidinggevende of compliancefunctionaris |
| Externe klachten | Klachtenprocedure op de website, met ontvangstbevestiging en verwerkingstermijn |
| Wbk-meldingen | Procedure in HR-documentatie, vertrouwenspersoon of externe meldlijn |
| Documentatie en opvolging | Meld- en klachtregister, actieplanning, MT-rapportage |
Voorbeeld: signaleringsstructuur bij een Wwft-kantoor
Situatie:
Medewerker signaleert dat een klant structureel betalingen splitst om onder meldgrens te blijven.
Acties via meldstructuur:
- Medewerker meldt bij compliance (informeel) → casus besproken.
- Dossier en klantprofiel herzien → risico geherclassificeerd.
- Interne procedure herzien: alert toegevoegd aan CDD-checklist.
- MT bespreekt casus als leerpunt → training opgezet over “smurfing”.
- Signaal wordt geanonimiseerd meegenomen in compliancejaarverslag.
Signalen als input voor je SIRA
Signalen uit de praktijk zijn waardevolle input voor de actualisatie van je risicoanalyse:
- tonen aan dat risico’s zich wel of niet manifesteren,
- maken zichtbaar waar maatregelen tekortschieten,
- helpen bij het aanscherpen van risicobereidheid of beleid.
Integreer signalen (en klachten) daarom in je evaluatieproces, monitoringplan of MT-overleg.
Koppeling met PDCA, SKM en SIRA
| Kader | Betekenis van signalering |
| SIRA | Input voor risicoherkenning, validatie van inschattingen |
| PDCA | Onderdeel van Check en Act: signalen leiden tot bijsturing |
| SKM | Component 6 (communicatie) & 7 (monitoring): meldcultuur en opvolging |
| Wbk | Meldstructuur voor ernstige misstanden en bescherming van melders |
Veelgestelde vragen
Is een signaleringsstructuur verplicht voor mijn kantoor?
Ja, onder de Wwft moet je signalen van ongebruikelijke transacties kunnen herkennen én melden. Bij 50+ medewerkers ben je onder de Wbk verplicht een meldregeling in te richten. Voor klachten geldt dat iedere instelling ze serieus en traceerbaar moet behandelen (gekoppeld aan de vereisten van melkanalen zoals in de Wbk).
Mag ik signalen mondeling ontvangen?
Ja, maar leg ze vast. Documenteer kort: datum, aard van het signaal, actie en afhandeling. Dit is cruciaal bij toetsing of incidentanalyse.
Hoe verwerk ik meldingen in mijn complianceproces?
Bespreek periodiek (bijv. per kwartaal) in het MT of complianceoverleg: wat is er gemeld, opgepakt, geanalyseerd? Neem structurele signalen mee in je SIRA en je PDCA-cyclus.
Verder lezen
- Soft controls in de SIRA: gedrag, cultuur en integriteit tastbaar maken
- Component 6. Communicatie onder ISQM 1 (SKM 1 NL)
- De audit van de SIRA: hoe toets je de opzet, werking en effectiviteit?
- Wat is een SIRA? Zo leg je een stevig fundament onder je risicobeheersing
Assurvia helpt je meldstructuren en klachtensystemen effectief inrichten
Wij ondersteunen organisaties bij het opzetten van signaleringsstructuren, meldprocedures (Wbk), klachtenregistratie en de borging van opvolging in je compliance kader. Praktisch, vertrouwelijk en toetsbaar.
Meer weten? Mail ons via info@assurvia.com of bekijk onze kennisbank.
