Een goed kwaliteitssysteem valt of staat met mensen die vaktechnisch bekwaam zijn én de middelen hebben om kwaliteit te leveren. In dit artikel lees je hoe je als kantoor voldoet aan de eisen van ISQM 1 / SKM 1 NL op het gebied van personeel, capaciteit, kennis en hulpmiddelen — proportioneel en werkbaar.
Niet alleen wie je hebt, maar wat ze nodig hebben
Kwaliteit is mensenwerk. En onder ISQM 1 is dat uitgangspunt letterlijk vertaald naar een verplichte component: “Resources”. In het Nederlandse SKM 1 wordt dit gevat onder: “Personeel en middelen”.
Maar deze component gaat verder dan ‘voldoende mensen’. ISQM 1 verwacht dat je per type opdracht:
- beschikt over medewerkers met de juiste kennis en ervaring,
- voldoende tijd, ondersteuning en begeleiding organiseert,
- én passende hulpmiddelen beschikbaar hebt (formats, tools, vaktechniek).
Het gaat dus om de combinatie van vakbekwaamheid én werkbaarheid — op organisatieniveau.
Wat schrijft ISQM 1 voor?
De standaard vereist dat je:
- de benodigde resources identificeert (voor je type opdrachten),
- toetst of die beschikbaar zijn (aantoonbaar),
- maatregelen treft bij knelpunten (bijv. coaching, inhuur, IT-oplossing),
- en periodiek evalueert of mensen en middelen nog aansluiten bij je opdrachten en risico’s.
Een prachtige dossiervorm-checklist helpt niets als je medewerkers geen tijd of begeleiding hebben om het goed toe te passen.
Hoe ziet dit eruit in een mkb-kantoor?
| Onderdeel | Praktische uitwerking binnen het SKM |
| Personeel | Rolbeschrijvingen, opleidingsoverzicht, coachingstructuur |
| Tijd en capaciteit | Realistische planningen, urenbudgetten, signalering overbelasting |
| Vakbekwaamheid | Opleidingsplan, PE-registratie, evaluaties, begeleiding starters |
| Middelen | Checklists, werkprogramma’s, templates, IT-oplossingen |
| Ondersteuning en feedback | Toegankelijkheid van kwaliteitsbepaler, intervisie, overlegmomenten |
Let op: de norm is risicogericht. Complexe opdrachten vragen om andere inzet dan standaardwerk. Het is dan ook belangrijk om scenario’s voor inzet te bedenken bij meer complexe opdrachten.
Hoe organiseer je dit systematisch?
- Start met een capaciteitsbeeld
- Wat zijn je kerndiensten?
- Welke profielen heb je in dienst?
- Wat ontbreekt er aan kennis, ervaring of tijd?
- Wat kun je uitbesteden?
- Waar zet je een OKB in en wie voert die uit?
- Koppel dit aan opdrachtacceptatie
Een belangrijk ISQM-principe: geen acceptatie zonder passende inzet.
Toets bij nieuwe opdrachten of je team het aankan en pas je personeelsplanning daarop aan.
- Werk met een opleidingsplan
Dat hoeft geen dik boekwerk te zijn. Maar je moet:
- kunnen onderbouwen welke functies welke kennis moeten hebben,
- en aantonen dat medewerkers zich ontwikkelen (zie ook: [opleidingsplicht Wwft].
- Zorg voor feedback en ondersteuning
Goede begeleiding is minstens zo belangrijk als scholing. Denk aan:
- coaching bij eerste opdrachten,
- peer review bij complexere dossiers,
- intervisie of sparmomenten met vaktechniek.
- Evalueer jaarlijks
Heb je knelpunten gezien? Is de werkdruk houdbaar? Heb je externe hulp moeten inzetten? Gebruik deze input voor je jaarlijkse evaluatie.
Veelvoorkomende valkuilen
- Te optimistisch plannen (“We halen het wel met z’n drieën”)
- Beperkte beschikbaarheid van vaktechniek (alleen ad hoc bereikbaar)
- Geen match tussen opdracht en ervaring (senior klant + junior medewerker)
- Gebrek aan feedback of ontwikkelruimte (“We reviewen wel op het eind”)
ISQM 1 vraagt niet dat alles perfect is, maar wel dat je tekortkomingen herkent en bijstuurt.
Veelgestelde vragen
Moet ik een personeelsplan opnemen in het SKM?
Niet verplicht als apart document, maar je moet wél aantonen dat je personele inzet hebt doordacht én gekoppeld hebt aan risico’s.
Hoe toon ik aan dat mijn mensen vakbekwaam zijn?
Via PE-registraties, evaluatiegesprekken, coaching verslagen, of concrete voorbeelden van begeleiding bij opdrachten. Denk ook aan het centraal bijhouden van potfolio’s.
Wat als ik structureel mensen tekortkom?
Dan moet je dat signaleren, analyseren en passende maatregelen treffen: realistischere planning, inhuur, afstoten van opdrachten of verscherpt toezicht.
Voorbeeld: praktische inrichting in een mkb-kantoor
| Aspect | Praktische invulling |
| Capaciteitstoets | Bij klantacceptatie controle op beschikbaarheid senior teamlid |
| Opleidingsplan | Jaarplan met interne kennissessies + 2 externe trainingen p.p. |
| Begeleiding | Starters krijgen vaste buddy en 2x per maand vaktechnisch overleg |
| Middelen | Werkprogramma’s, checklisten, tool voor planning en review |
| Evaluatie | Jaarlijkse bespreking in MT over personele druk en kennisgaten |
Verder lezen
- Component 4. Opdrachtacceptatie onder ISQM 1 (SKM 1 NL): risico’s onderkennen vóór je begint
- De rol van de kwaliteitsbepaler binnen ISQM 1 (SKM 1 NL)
- Opleidingsverplichting onder de AMLR: permanente bekwaamheid vereist
Assurvia helpt je personele borging professioneel en realistisch inrichten
Wij ondersteunen kantoren bij het koppelen van personele inzet aan risicobeheersing, capaciteitsplanning, opleidingsprogramma’s en coachingstructuren — afgestemd op je omvang, opdrachten en praktijk.
Mail ons op info@assurvia.com of bekijk onze kennisbank voor aanvullende inzichten.
