Monitoring is het controlemechanisme binnen je SKM. Onder ISQM 1 (SKM 1 NL) moet je systematisch en cyclisch toetsen of je kwaliteitsmaatregelen werken — en waar nodig bijsturen. In dit artikel lees je hoe je dat in de praktijk organiseert, ook in kleinere kantoren.
Van incidentele toets naar systeemgerichte controle
In veel accountantskantoren werd kwaliteitscontrole jarenlang ingevuld via incidentele dossierreviews of jaarlijkse VTO’s. Maar ISQM 1 vraagt iets structureel anders.
Component 8 – Monitoring en evaluatie – draait om continue toetsing van het hele kwaliteitsmanagementsysteem: zijn je maatregelen nog effectief? Worden ze uitgevoerd zoals bedoeld? Is bijsturing nodig?
Daarmee is monitoring niet het sluitstuk, maar de motor van verbetering. Zonder monitoring geen inzicht. En zonder inzicht geen kwaliteitsverbetering.
Monitoring als sleutel tot de PDCA-cyclus
Monitoring vormt binnen ISQM 1 de feitelijke ‘Check’-fase van de bekende PDCA-cyclus van Deming (Plan-Do-Check-Act).
In het artikel “Kwaliteitsmanagement onder ISQM 1 (SKM 1 NL) volgens de PDCA-cyclus van Deming” zie je hoe de hele kwaliteitscyclus onder ISQM 1 logisch in vier fasen is te verdelen. Monitoring vervult daarin een sleutelrol:
- Je evalueert of geplande maatregelen en processen (Plan en Do) ook daadwerkelijk werken,
- En je legt de basis voor het aanpassen of verbeteren van je stelsel (Act).
Door monitoring cyclisch en gericht in te richten, sluit je jouw SKM daadwerkelijk aan op permanente kwaliteitsverbetering.
Wat schrijft ISQM 1 voor?
De standaard stelt dat je als kantoor:
- cyclisch en gestructureerd toetst of je kwaliteitsmaatregelen effectief zijn,
- bevindingen vastlegt, beoordeelt en opvolgt,
- structurele tekortkomingen analyseert en prioriteert,
- en daaruit voortvloeiende acties evalueert en borgt.
Monitoring is dus geen “toetsmomentje”, maar een systeem van waarnemen, reflecteren en bijsturen.
Wat moet je monitoren?
| Te beoordelen aspect | Voorbeelden in de praktijk |
| Kwaliteitsdoelstellingen | Worden ze gehaald? Sluiten ze nog aan bij de risico’s? |
| Maatregelen | Worden ze daadwerkelijk toegepast? Werken ze zoals bedoeld? |
| Processen | Loopt acceptatie, uitvoering, evaluatie zoals beschreven? |
| Cultuur en communicatie | Worden signalen serieus genomen? Is er eigenaarschap op kwaliteit? |
| Signalering en incidenten | Hoe worden klachten, fouten of afwijkingen behandeld? |
Hoe organiseer je monitoring in je kantoor?
- Maak een monitoringsplan (minimaal jaarlijks)
- Bepaal welke onderdelen je toetst en wanneer.
- Werk cyclisch: bijvoorbeeld elk jaar 2–3 ISQM-componenten in de diepte.
- Houd overzicht via een matrix of kalender.
- Werk met meerdere toetsvormen
Combineer:
- Dossierreviews
- Interviews of observaties
- Analyse van klachten, incidenten of signalen
- Evaluatie van maatregelen of beleid
- Leg bevindingen vast
Documenteer:
- Wat is getoetst?
- Wat is geconstateerd?
- Wat is het effect op risico’s of maatregelen?
- Welke vervolgacties zijn geformuleerd?
Een goed format is compact, maar gestructureerd.
- Zorg voor opvolging
Zonder opvolging is monitoring een papieren verplichting. Bespreek bevindingen in het MT, plan verbeteracties en koppel resultaten terug aan de uitvoering. Hiermee sluit je direct de PDCA-cyclus en bewijs je dat je SKM in beweging is.
Voorbeeld: monitoringcyclus in een mkb-kantoor
| Fase | Actie |
| Planning | Jaarplan: dit jaar focus op personeel & acceptatieproces |
| Uitvoering | 5 dossierreviews, 2 teamgesprekken, 1 klachtenanalyse |
| Bevindingen | Starters missen kennis over reviewvereisten |
| Actie | Opleidingsmodule + checklist aangepast |
| Terugkoppeling | Resultaten besproken in teamoverleg en kwaliteitsrapportage |
Zo simpel kan het zijn. Let wel, de onderbouwing bij deze routine en bevindingen (bevindingen) moet er dan wel zijn.
Veelvoorkomende valkuilen
- Monitoring gebeurt alleen ad hoc of vlak voor toetsing
- Bevindingen worden niet vastgelegd of opgevolgd
- Alleen dossierkwaliteit wordt getoetst, geen proces of gedrag
- Te weinig aandacht voor oorzaken van knelpunten
- Jaarlijkse evaluatie is niet onderbouwd met monitoringsdata
Zoals vaker opgemerkt in deze reeks: ISQM 1 vraagt geen perfectie, maar wél reflectie én actie. Je moet je best doen en dat moet navolgbaar zijn.
Veelgestelde vragen
Moet ik elk jaar alles toetsen?
Nee. Je mag cyclisch werken. Belangrijk is dat je over een aantal jaren je hele SKM 1 hebt doorlopen én dat je keuzes kunt onderbouwen. Maak dus keuzes! Tip: maak die keuzen bij voorkeur aan de hand van je kwaliteitsdoelstellingen.
Wie mag monitoring uitvoeren?
Bij voorkeur iemand die niet direct betrokken is bij het proces dat getoetst wordt. Bij kleine kantoren kan dat ook extern zijn (bijv. compliance partner).
Moet monitoring schriftelijk vastgelegd zijn?
Ja. Zonder vastlegging kun je bij toetsing niet aantonen wat je hebt gedaan. Een kort verslag per toetsmoment volstaat.
Verder lezen
- Component 5. Opdrachtuitvoering onder ISQM 1 (SKM 1 NL): zo borg je kwaliteit tijdens de klus
- Kwaliteitsmanagement onder ISQM 1 (SKM 1 NL) volgens de PDCA-cyclus van Deming
- Kwaliteitsdoelstellingen formuleren onder ISQM 1 (SKM 1 NL): dit zijn de succesfactoren
Assurvia helpt je monitoring cyclisch en werkbaar opzetten
Van toetsplan tot rapportageformat: wij ondersteunen kantoren bij het opzetten, uitvoeren en verbeteren van monitoring — cyclisch, realistisch en toetsbaar. En altijd in lijn met je PDCA-cyclus en risicoaanpak.
Neem contact op via info@assurvia.com of bekijk onze kennisbank.
